Abacus Automatisierung

Das Problem

Abacus ist in vielen Schweizer KMU das Rückgrat der Buchhaltung, Lohnabrechnung und Auftragsabwicklung. Trotzdem laufen erstaunlich viele Prozesse rund um Abacus noch manuell: Rechnungen abtippen, Stammdaten pflegen, Daten aus anderen Systemen übertragen, Reports exportieren und aufbereiten.

Typischer Zeitaufwand: 10–30 Stunden pro Monat für manuelle Dateneingabe und -transfer rund um Abacus.

Manuell vs. Automatisiert

Schritt

Manuell

Automatisiert

Rechnungsdaten erfassen

Abtippen aus PDF/E-Mail

Automatische Erkennung + Import

Stammdaten pflegen

Manuell in Abacus eingeben

Synchronisation aus CRM/HR

Lohndaten übertragen

Excel → Abacus

Direkte Schnittstelle

Zahlungseingänge zuordnen

Manuell abgleichen

Automatischer Matching

Reports erstellen

Export + Excel-Bearbeitung

Automatische Aufbereitung

Monatlicher Aufwand

10–30 Stunden

2–5 Stunden (Kontrolle)

Unsere Lösung

Rechnungseingang automatisieren

Automatische Erkennung von Rechnungsdaten aus PDF und E-Mail
Automatische Übergabe an Abacus mit Kontierung und Kostenstelle
Freigabe-Workflow vor der Verbuchung

Stammdaten synchronisieren

Neue Kunden, Lieferanten oder Mitarbeitende automatisch anlegen
Änderungen aus CRM, HR-System oder Webshop synchronisieren
Keine doppelten Einträge, keine veralteten Daten

Lohnprozess automatisieren

Zeiterfassungsdaten automatisch aufbereiten und an Abacus übergeben
Zuschläge, Abzüge und Spesen regelbasiert berechnen
Buchungsbelege automatisch erstellen

Schnittstellen zu anderen Systemen

CRM ↔ Abacus: Kunden- und Auftragsdaten synchronisieren
Webshop → Abacus: Bestellungen automatisch verbuchen
Zeiterfassung → Abacus: Rapporte und Stunden übergeben
Abacus → Reporting: Automatische Datenaufbereitung

Warum sich das lohnt

Rechenbeispiel:

20 Stunden/Monat manuelle Arbeit rund um Abacus
Bei CHF 65/h Vollkosten = CHF 15'600/Jahr

Abacus bietet REST-APIs und AbaConnect für Integrationen – vieles ist technisch einfacher umsetzbar, als die meisten KMU vermuten. Im kostenlosen Automation-Check zeigen wir Ihnen, welche Abacus-Prozesse sich am schnellsten automatisieren lassen.

Typische Resultate

60–80 % weniger manuelle Dateneingabe
Fehlerquote bei Buchungen deutlich reduziert
Durchlaufzeit für Monatsabschluss verkürzt
Aktuelle Stammdaten ohne manuellen Pflegeaufwand
Echtzeit-Synchronisation zwischen Systemen

Passt zu

Schweizer KMU mit Abacus (alle Module)
Treuhandunternehmen, die Mandanten betreuen
Unternehmen mit weiteren Systemen neben Abacus (CRM, Webshop, Zeiterfassung)
Finanzabteilungen, die den Monatsabschluss beschleunigen wollen

Nächster Schritt

Zeigen Sie uns, welche Abacus-Prozesse heute am meisten manuelle Arbeit verursachen – wir zeigen Ihnen die Automatisierungsmöglichkeiten.

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