Onboarding & Offboarding automatisieren

Das Problem

Neuer Mitarbeiter, erster Arbeitstag: Kein Laptop eingerichtet. E-Mail-Konto fehlt. Teams-Zugang nicht vorhanden. Der IT-Verantwortliche ist in einem anderen Projekt. Ergebnis: Der neue Mitarbeitende sitzt da und wartet.

Beim Austritt ist es umgekehrt: Zugänge werden vergessen, Lizenzen laufen weiter, sensible Daten bleiben zugänglich. Beides kostet – Zeit, Geld und im schlimmsten Fall Sicherheit.

Typischer Zeitaufwand: 3–5 Stunden manueller IT-Aufwand pro Eintritt. 1–3 Stunden pro Austritt.

Unsere Lösung

Onboarding-Workflow

1. Auslöser: HR meldet neuen Eintritt (Formular, HR-System oder E-Mail)
2. Automatische Einrichtung: Benutzer in Entra ID, E-Mail, Lizenzen, Gruppen – alles in einem Durchlauf
3. Benachrichtigungen: Vorgesetzter, IT und der neue Mitarbeitende werden informiert
4. Willkommenspaket: E-Mail mit Zugangsdaten, Anleitungen, Links zu Handbüchern
5. IT-Checkliste: Automatisch generiert, Restaufgaben (z.B. Laptop) werden zugewiesen

Offboarding-Workflow

1. Auslöser: HR meldet Austritt
2. Zugänge sperren: Benutzer deaktivieren, Passwort zurücksetzen
3. Lizenzen zurückziehen: Automatische Freigabe
4. Daten sichern: E-Mail-Weiterleitung, OneDrive-Übertragung an Vorgesetzten
5. Übergabe-Checkliste: Automatisch erstellt und zugewiesen
6. Compliance-Log: Lückenlose Dokumentation aller Schritte

Warum sich das lohnt

Rechenbeispiel:

• 20 Ein-/Austritte pro Jahr
• Manuell: 4h Onboarding + 2h Offboarding = 6h x 20 = 120 Stunden/Jahr
• Bei CHF 85/h (IT-Kosten) = CHF 10'200/Jahr

Dazu kommt: Neue Mitarbeitende sind vom ersten Tag an produktiv statt tagelang auf Zugänge zu warten. Beim Austritt werden keine Sicherheitsrisiken vergessen. Im kostenlosen Automation-Check zeigen wir Ihnen, wie das konkret aussieht.

Passt zu

• KMU ab 20 Mitarbeitenden mit Microsoft 365
• Unternehmen mit regelmässigen Ein- und Austritten
• IT-Verantwortliche, die wiederkehrende Aufgaben abgeben wollen
• HR-Abteilungen, die einen professionellen Onboarding-Prozess wünschen

Für KMU in der Region

Wir begleiten Schweizer KMU im Raum Horgen, Zürich, Zug und Rapperswil-Jona bei der Einführung automatisierter HR- und Identity-Prozesse. Mitarbeiter-Onboarding, User-Provisioning und der gesamte JML-Prozess (Joiner / Mover / Leaver) laufen Schweizer-Hosting-konform über Entra ID und Microsoft 365, mit klaren Verantwortlichkeiten und nDSG-konformer Datenbearbeitung.

Beispielrechnung: Was die Automatisierung bringt

Ein Schweizer KMU mit 80 Mitarbeitenden und durchschnittlich 12 Ein- und Austritten pro Jahr:

• Vorher: 4 Stunden IT-Aufwand pro Eintritt + 2 Stunden pro Austritt = 72 Stunden / Jahr
• Nachher: 0,5 Stunden Kontrolle pro Eintritt + 0,3 Stunden pro Austritt = 9,6 Stunden / Jahr
• Eingesparte Zeit: ca. 62 Stunden / Jahr
• Zusätzlicher Effekt: Saubere Abschaltung von Lizenzen spart durchschnittlich 5–10 % Microsoft-365-Lizenzkosten, vergessene Zugänge gibt es praktisch nicht mehr

Häufige Fragen

Wie wird HR mit IT verbunden? Standardmässig über Microsoft Entra ID mit HR-Trigger (z. B. SAP SuccessFactors, BambooHR, Personio, Abacus HR). Alternativ über strukturierte Formulare in Microsoft Teams / SharePoint.

Was passiert mit den Daten beim Austritt? Nach Austritt werden Zugänge deaktiviert, Postfachweiterleitung an Vorgesetzten eingerichtet, Lizenzen automatisch freigegeben, Geräte (Intune) für Wipe vorgemerkt, OneDrive-Daten archiviert.

Gilt das auch für Externe und Praktikanten? Ja. Mit eigenen Profilen (befristetes Konto, eingeschränkte Lizenz, Auto-Disable nach Vertragsende) sind auch temporäre Mitarbeitende sauber abgedeckt.

Wie lange dauert ein typisches Projekt? Standard-Onboarding/Offboarding-Automatisierung in 4–8 Wochen produktiv. Mit komplexem HR-System (z. B. SAP) eher 3–6 Monate.

Nächster Schritt

Zeigen Sie uns Ihren aktuellen Onboarding-Prozess – wir zeigen Ihnen, wie er in Zukunft automatisch ablaufen kann.

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