Onboarding & Offboarding automatisieren

Das Problem

Neuer Mitarbeiter, erster Arbeitstag: Kein Laptop eingerichtet. E-Mail-Konto fehlt. Teams-Zugang nicht vorhanden. Der IT-Verantwortliche ist in einem anderen Projekt. Ergebnis: Der neue Mitarbeitende sitzt da und wartet.

Beim Austritt ist es umgekehrt: Zugänge werden vergessen, Lizenzen laufen weiter, sensible Daten bleiben zugänglich. Beides kostet – Zeit, Geld und im schlimmsten Fall Sicherheit.

Typischer Zeitaufwand: 3–5 Stunden manueller IT-Aufwand pro Eintritt. 1–3 Stunden pro Austritt.

Manuell vs. Automatisiert

Schritt

Manuell

Automatisiert

Benutzer anlegen (Entra ID)

IT-Ticket, 30+ Min.

Automatisch bei HR-Meldung

E-Mail & Kalender

Manuell einrichten

Sofort verfügbar

Microsoft-365-Lizenz

Manuell zuweisen

Regelbasiert, automatisch

Teams-Gruppen & Kanäle

Manuell hinzufügen

Nach Abteilung/Rolle

SharePoint-Berechtigungen

Manuell setzen

Automatisch nach Profil

Willkommensmail

Manuell schreiben

Automatisch mit allen Links

Gesamtzeit Onboarding

3–5 Stunden + Wartezeit

Unter 15 Minuten

Gesamtzeit Offboarding

1–3 Stunden

Unter 10 Minuten

Unsere Lösung

Onboarding-Workflow

Auslöser: HR meldet neuen Eintritt (Formular, HR-System oder E-Mail)
Automatische Einrichtung: Benutzer in Entra ID, E-Mail, Lizenzen, Gruppen – alles in einem Durchlauf
Benachrichtigungen: Vorgesetzter, IT und der neue Mitarbeitende werden informiert
Willkommenspaket: E-Mail mit Zugangsdaten, Anleitungen, Links zu Handbüchern
IT-Checkliste: Automatisch generiert, Restaufgaben (z.B. Laptop) werden zugewiesen

Offboarding-Workflow

Auslöser: HR meldet Austritt
Zugänge sperren: Benutzer deaktivieren, Passwort zurücksetzen
Lizenzen zurückziehen: Automatische Freigabe
Daten sichern: E-Mail-Weiterleitung, OneDrive-Übertragung an Vorgesetzten
Übergabe-Checkliste: Automatisch erstellt und zugewiesen
Compliance-Log: Lückenlose Dokumentation aller Schritte

Warum sich das lohnt

Rechenbeispiel:

20 Ein-/Austritte pro Jahr
Manuell: 4h Onboarding + 2h Offboarding = 6h x 20 = 120 Stunden/Jahr
Bei CHF 85/h (IT-Kosten) = CHF 10'200/Jahr

Dazu kommt: Neue Mitarbeitende sind vom ersten Tag an produktiv statt tagelang auf Zugänge zu warten. Beim Austritt werden keine Sicherheitsrisiken vergessen. Im kostenlosen Automation-Check zeigen wir Ihnen, wie das konkret aussieht.

Typische Resultate

Onboarding-Zeit von Tagen auf Minuten

verkürzt

100 % der Offboarding-Schritte

werden zuverlässig ausgeführt

Keine vergessenen Zugänge

nach Austritt

IT-Team entlastet

um 80–90 % bei Ein-/Austritten

Passt zu

KMU ab 20 Mitarbeitenden mit Microsoft 365
Unternehmen mit regelmässigen Ein- und Austritten
IT-Verantwortliche, die wiederkehrende Aufgaben abgeben wollen
HR-Abteilungen, die einen professionellen Onboarding-Prozess wünschen

Nächster Schritt

Zeigen Sie uns Ihren aktuellen Onboarding-Prozess – wir zeigen Ihnen, wie er in Zukunft automatisch ablaufen kann.

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