Prozessautomatisierung
Jedes KMU hat Prozesse, die zu viel Zeit kosten: Rechnungen freigeben, Daten zwischen Systemen übertragen, Genehmigungen per E-Mail einholen, Reports manuell zusammenstellen. Diese Abläufe binden Kapazitäten, verursachen Fehler und bremsen Ihr Unternehmen.
Wir automatisieren genau diese Prozesse – mit bewährten Tools, klarem Scope und messbarem Ergebnis.
Welche Prozesse automatisieren wir?
Finanzprozesse
- Rechnungseingang erfassen und zur Freigabe weiterleiten
- Rechnungsfreigabe mit mehrstufigem Genehmigungsworkflow
- Mahnwesen und Debitorenmanagement
- QR-Rechnungen End-to-End verarbeiten
- Monatsabschluss-Checklisten automatisieren
Vertrieb & Kundenmanagement
- CRM-Daten automatisch aktualisieren
- Offerten aus Vorlagen generieren
- Auftragsbestätigungen automatisch versenden
- Follow-ups und Erinnerungen automatisieren
Administration & HR
- Zeiterfassung zu Lohn und Buchhaltung übertragen
- Ferienanträge und Abwesenheiten verwalten
- Spesenabrechnung automatisieren
- Dokumentenablage strukturiert und automatisch
Reporting & Kommunikation
- Wochen- und Monatsreports automatisch erstellen
- Kennzahlen aus verschiedenen Systemen zusammenführen
- Benachrichtigungen bei Schwellenwerten auslösen
- Statusupdates automatisch an Stakeholder versenden
Wie wir vorgehen
Prozess verstehen
Wir schauen uns den Ablauf an, wie er heute funktioniert: Wer macht was, wann, mit welchem System? Wo entstehen Wartezeiten, Fehler, Doppelspurigkeiten?
Automatisierung entwerfen
Wir definieren den Soll-Prozess: Was wird automatisiert, was bleibt manuell? Welche Systeme werden angebunden? Wo sind Entscheidungspunkte?
Umsetzen und testen
Wir bauen die Automatisierung, testen sie mit Ihren realen Daten und stellen sicher, dass sie im Alltag funktioniert.
Einführen und messen
Ihr Team arbeitet mit der neuen Lösung. Wir messen das Ergebnis und optimieren bei Bedarf.
Technologien, die wir einsetzen
- Microsoft Power Automate: Workflows innerhalb der Microsoft-365-Umgebung
- autivo.ch: Unsere eigene Automationsplattform für komplexere Szenarien
- API-Integrationen: Anbindung von Abacus, Bexio, CRM-Systemen und weiteren Tools
- KI-Komponenten: Wo sinnvoll, setzen wir KI für Dokumentenerkennung oder Entscheidungsunterstützung ein
Die Technologiewahl richtet sich nach Ihrem Bedarf – nicht nach unseren Präferenzen.
Warum sich das lohnt
| Kennzahl | Typischer Wert |
|---|---|
| Zeitersparnis pro Prozess | 5–20 Stunden/Woche |
| Fehlerreduktion | 60–90 % |
| Durchlaufzeit-Verkürzung | 50–80 % |
| Amortisation | 2–6 Monate |
Richtwerte basierend auf typischen KMU-Prozessen. Konkrete Ergebnisse hängen vom jeweiligen Prozess ab.
Ein manueller Prozess, der 5 Stunden pro Woche bindet, kostet Sie bei Vollkosten von CHF 65/h rund CHF 16'900 pro Jahr. Mit KI-gestützten Tools sinken die Umsetzungskosten zudem weiter – was vor zwei Jahren noch Wochen dauerte, ist heute in Tagen umsetzbar.
Im kostenlosen Automation-Check identifizieren wir gemeinsam die Prozesse mit dem grössten Hebel – und Sie erfahren konkret, was eine Automatisierung bringt.
Nächster Schritt
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