CRM → Offerte → Auftrag automatisieren

Das Problem

Ein Lead kommt rein. Jemand tippt ihn ins CRM. Dann erstellt jemand eine Offerte – in Word, aus einer Vorlage, mit manuell kopierten Daten. Die Offerte wird per E-Mail versendet. Nachfassen? Wenn jemand daran denkt. Auftrag bestätigt? Dann beginnt die manuelle Übergabe an Projektmanagement oder Buchhaltung.

Jeder Schritt manuell, jeder Übergang fehleranfällig, jede Verzögerung kostet Umsatz.

Typischer Zeitaufwand: 45–90 Minuten pro Offerte. Bei 20 Offerten im Monat: 15–30 Stunden.

Manuell vs. Automatisiert

Schritt

Manuell

Automatisiert

Lead im CRM erfassen

Manuell abtippen

Automatisch aus Formular/E-Mail

Offerte erstellen

Word-Vorlage, Daten kopieren

Automatisch aus CRM-Daten generiert

Offerte versenden

Per E-Mail, manuell

Automatisch mit Tracking

Nachfassen

Manuell erinnern

Automatisches Follow-up

Auftragsbestätigung

Manuell erstellen und senden

Automatisch bei Zusage

Übergabe an Projekt/Buchhaltung

Manuell informieren

Automatischer Workflow

Pro Offerte

45–90 Min.

10–15 Min.

Unsere Lösung

Lead-Erfassung: Kontaktformulare, E-Mails und Anfragen werden automatisch als Lead im CRM erfasst
Offerten-Generierung: Aus CRM-Daten und konfigurierbaren Vorlagen wird die Offerte automatisch erstellt
Versand mit Tracking: Offerte per E-Mail versenden, Öffnungsbestätigung erhalten
Automatisches Follow-up: Nach X Tagen ohne Reaktion: Erinnerung an Verkauf oder automatische Nachfass-Mail
Auftragsworkflow: Bei Zusage: automatische Auftragsbestätigung, Übergabe an Projektmanagement, Buchhaltung informiert
Pipeline-Reporting: Offerten-Status, Abschlussquoten, Umsatzprognosen – automatisch aktualisiert

Warum sich das lohnt

Rechenbeispiel:

20 Offerten/Monat x 60 Min. Einsparung = 20 Stunden/Monat
Bei CHF 75/h Vollkosten (Verkauf) = CHF 18'000/Jahr

Das ist Zeit, die Ihr Verkaufsteam für Kundengespräche und Abschlüsse nutzen kann. Dazu: Schnellere Offerten, weniger vergessene Follow-ups, höhere Abschlussquote. Im kostenlosen Automation-Check zeigen wir Ihnen das konkrete Potenzial.

Typische Resultate

Offertenerstellung von Stunde auf Minuten

verkürzt

Kein verlorener Lead

durch automatische Erfassung

Follow-up-Quote bei 100 %

– kein Vergessen mehr

Pipeline-Transparenz

für die Geschäftsleitung

Durchlaufzeit Anfrage → Auftrag halbiert

Passt zu

KMU mit aktivem Vertrieb und regelmässigem Offertwesen
Unternehmen mit CRM-System (HubSpot, Salesforce, Dynamics, Pipedrive u.a.)
Geschäftsleitung, die Transparenz im Vertriebsprozess wünscht
Verkaufsteams, die mehr Zeit für Kundenarbeit statt Administration brauchen

Nächster Schritt

Zeigen Sie uns Ihren Weg vom Lead bis zum Auftrag – wir zeigen Ihnen, wo Automatisierung den grössten Effekt hat.

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