CRM bis Auftrag automatisieren

Das Problem

Ein Lead kommt rein. Jemand tippt ihn ins CRM. Dann erstellt jemand eine Offerte – in Word, aus einer Vorlage, mit manuell kopierten Daten. Die Offerte wird per E-Mail versendet. Nachfassen? Wenn jemand daran denkt. Auftrag bestätigt? Dann beginnt die manuelle Übergabe an Projektmanagement oder Buchhaltung.

Jeder Schritt manuell, jeder Übergang fehleranfällig, jede Verzögerung kostet Umsatz.

Typischer Zeitaufwand: 45–90 Minuten pro Offerte. Bei 20 Offerten im Monat: 15–30 Stunden.

Unsere Lösung

1. Lead-Erfassung: Kontaktformulare, E-Mails und Anfragen werden automatisch als Lead im CRM erfasst
2. Offerten-Generierung: Aus CRM-Daten und konfigurierbaren Vorlagen wird die Offerte automatisch erstellt
3. Versand mit Tracking: Offerte per E-Mail versenden, Öffnungsbestätigung erhalten
4. Automatisches Follow-up: Nach X Tagen ohne Reaktion: Erinnerung an Verkauf oder automatische Nachfass-Mail
5. Auftragsworkflow: Bei Zusage: automatische Auftragsbestätigung, Übergabe an Projektmanagement, Buchhaltung informiert
6. Pipeline-Reporting: Offerten-Status, Abschlussquoten, Umsatzprognosen – automatisch aktualisiert

Warum sich das lohnt

Rechenbeispiel:

• 20 Offerten/Monat x 60 Min. Einsparung = 20 Stunden/Monat
• Bei CHF 75/h Vollkosten (Verkauf) = CHF 18'000/Jahr

Das ist Zeit, die Ihr Verkaufsteam für Kundengespräche und Abschlüsse nutzen kann. Dazu: Schnellere Offerten, weniger vergessene Follow-ups, höhere Abschlussquote. Im kostenlosen Automation-Check zeigen wir Ihnen das konkrete Potenzial.

Passt zu

• KMU mit aktivem Vertrieb und regelmässigem Offertwesen
• Unternehmen mit CRM-System (HubSpot, Salesforce, Dynamics, Pipedrive u.a.)
• Geschäftsleitung, die Transparenz im Vertriebsprozess wünscht
• Verkaufsteams, die mehr Zeit für Kundenarbeit statt Administration brauchen

Für KMU in der Region

CRM- und Vertriebsautomatisierungen setzen wir für Schweizer KMU im Bezirk Horgen, in Zürich, Rapperswil-Jona, Pfäffikon SZ und Zug um. Wir kennen die typische Schweizer Vertriebskultur (Offert-Format, MwSt, OR-Vorgaben für Verträge) und integrieren sauber mit Bexio, Microsoft Dynamics oder HubSpot.

Beispielrechnung: Was die Automatisierung bringt

Ein Schweizer KMU mit aktivem Vertrieb, 5 Verkäuferinnen, 60 Offerten / Monat:

• Vorher: Offerterstellung ca. 45 Minuten pro Offerte
• Nachher: Offerterstellung ca. 10 Minuten pro Offerte (mit Vorlagen, Produktdaten und Preisen aus Bexio/CRM)
• Eingesparte Zeit: 35 Minuten × 60 Offerten = 35 Stunden / Monat
• Zusätzlicher Effekt: Höhere Abschlussquote, weil Offerten innert 24 Stunden statt 3–4 Tagen beim Kunden sind

Häufige Fragen

Welche CRM-Systeme unterstützen wir? HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, Bexio CRM, Pipedrive – plus individuelle Lösungen auf Microsoft 365 / Dataverse.

Was passiert, wenn Leads aus mehreren Quellen kommen? Wir konsolidieren Leads aus Webformularen, E-Mail, LinkedIn und Telefon zentral im CRM. Duplikate werden automatisch erkannt und zusammengeführt.

Wie sorgen wir für Datenschutz? Personendaten aus Vertriebskontakten gehören zu Personendaten nach nDSG. Wir konfigurieren das CRM mit EU/CH-Datenresidenz, klaren Aufbewahrungsfristen und Audit-Logs.

Wie lange dauert ein typisches Projekt? Erste Quick Wins (z. B. automatische Lead-Anlage und Offert-Templates) in 4–6 Wochen, vollständige Automatisierung des Vertriebsprozesses 2–4 Monate.

Nächster Schritt

Zeigen Sie uns Ihren Weg vom Lead bis zum Auftrag – wir zeigen Ihnen, wo Automatisierung den grössten Effekt hat.

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