Rechnungsfreigabe automatisieren

Das Problem

In vielen KMU sieht die Rechnungsfreigabe so aus: Eine Rechnung kommt per E-Mail oder Post. Jemand druckt sie aus oder leitet sie weiter. Der Vorgesetzte prüft und unterschreibt – oder die E-Mail bleibt liegen. Die Buchhaltung wartet, fragt nach, wartet wieder. Am Monatsende fehlen Freigaben, Skonti verfallen, die Buchhaltung arbeitet unter Druck.

Typischer Zeitaufwand: 10–15 Minuten pro Rechnung, bei 100 Rechnungen im Monat sind das über 20 Stunden.

Unsere Lösung

Wir bauen einen durchgängigen Freigabe-Workflow:

1. Rechnungseingang: E-Mails und gescannte Dokumente werden automatisch erfasst
2. Datenextraktion: Automatische Erkennung von Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer, MwSt., Zahlungsfrist
3. Zuordnung: Automatische Zuordnung zu Kostenstelle und Freigeber
4. Freigabe-Workflow: Der zuständige Freigeber erhält eine Aufgabe (in Teams, per E-Mail oder App)
5. Eskalation: Bei Verzug automatische Erinnerung, dann Eskalation an nächste Stufe
6. Buchung: Freigegebene Rechnungen werden an Ihre Buchhaltung übergeben (Abacus, Bexio u.a.)

Warum sich das lohnt

Rechenbeispiel:

• 100 Rechnungen/Monat x 12 Min. = 20 Stunden/Monat
• Bei CHF 65/h Vollkosten = CHF 1'300/Monat = CHF 15'600/Jahr

Das ist Arbeitszeit, die Ihr Team für wertschöpfende Aufgaben nutzen könnte – statt für Abtippen und Nachfragen. Im kostenlosen Automation-Check zeigen wir Ihnen, was die Automatisierung konkret kostet und bringt.

Passt zu

• KMU mit 50+ Eingangsrechnungen pro Monat
• Unternehmen mit Abacus, Bexio oder anderem Buchhaltungssystem
• Finanzabteilungen, die Transparenz und Geschwindigkeit brauchen
• Microsoft-365-Umgebungen (SharePoint, Teams, Power Automate)

Für KMU in der Region

Die automatisierte Rechnungsfreigabe – auch Zahlungsfreigabe, Kreditorenfreigabe oder Invoice Approval genannt – ist eines unserer häufigsten Projekte für Schweizer KMU im Raum Zürich, Horgen, Wädenswil, Rapperswil-Jona und Pfäffikon SZ. Wir kennen die typischen Schweizer Anforderungen (QR-Rechnung, Mehrwertsteuer, OR Art. 957–963) und integrieren sauber mit Bexio, Abacus oder Microsoft Dynamics.

Beispielrechnung: Was die Automatisierung bringt

Ein Schweizer Bauunternehmen mit 250 Eingangsrechnungen / Monat:

• Vorher: Manuelle Freigabezirkulation (Papier, E-Mail) ca. 12 Minuten pro Rechnung = 50 Stunden / Monat
• Nachher: Digitale Freigabe in Microsoft Teams ca. 3 Minuten pro Rechnung = 12 Stunden / Monat
• Eingesparte Zeit: 38 Stunden / Monat = 456 Stunden / Jahr
• Zusätzlicher Effekt: Skontoausnutzung steigt von 40 % auf >85 %, weil Rechnungen rechtzeitig freigegeben werden

Häufige Fragen

Funktioniert das auch ohne Microsoft Teams? Ja. Freigaben können auch per E-Mail mit personalisierten Buttons, über ein Web-Portal oder über eine eigene Mobile-App erfolgen.

Wie sind die Freigabe-Limits konfigurierbar? Frei – z. B. nach Betragshöhe, Kostenstelle, Kreditor, Projekt. Mehrstufige Freigabewege (z. B. Linienvorgesetzte → Finanzleitung → GL) sind Standard.

Bleibt das revisionssicher? Ja. Jeder Freigabeschritt wird mit Zeitstempel, Identität und (optional) Kommentar protokolliert. Der Audit-Log ist exportierbar für Revisionen.

Wie lange dauert die Einführung? Pilotbetrieb mit 1–2 Freigabe-Wegen in 4 Wochen, vollständiger Rollout je nach Komplexität 2–3 Monate.

Nächster Schritt

Zeigen Sie uns Ihren aktuellen Rechnungsprozess – wir zeigen Ihnen, was automatisiert werden kann und was es bringt.

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