Rechnungsfreigabe automatisieren

Das Problem

In vielen KMU sieht die Rechnungsfreigabe so aus: Eine Rechnung kommt per E-Mail oder Post. Jemand druckt sie aus oder leitet sie weiter. Der Vorgesetzte prüft und unterschreibt – oder die E-Mail bleibt liegen. Die Buchhaltung wartet, fragt nach, wartet wieder. Am Monatsende fehlen Freigaben, Skonti verfallen, die Buchhaltung arbeitet unter Druck.

Typischer Zeitaufwand: 10–15 Minuten pro Rechnung, bei 100 Rechnungen im Monat sind das über 20 Stunden.

Manuell vs. Automatisiert

Schritt

Manuell

Automatisiert

Rechnung empfangen

E-Mail/Post sortieren

Automatisch erfasst

Daten erfassen

Abtippen (Lieferant, Betrag, etc.)

Automatisch in Sekunden

Freigabe einholen

E-Mail an Vorgesetzten, warten

Workflow mit Eskalation

Buchung vorbereiten

Manuell ins System eingeben

Automatische Übergabe

Nachverfolgen

Manuell nachhaken

Automatische Erinnerungen

Pro Rechnung

10–15 Min.

1–2 Min. (Kontrolle)

Unsere Lösung

Wir bauen einen durchgängigen Freigabe-Workflow:

Rechnungseingang: E-Mails und gescannte Dokumente werden automatisch erfasst
Datenextraktion: Automatische Erkennung von Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer, MwSt., Zahlungsfrist
Zuordnung: Automatische Zuordnung zu Kostenstelle und Freigeber
Freigabe-Workflow: Der zuständige Freigeber erhält eine Aufgabe (in Teams, per E-Mail oder App)
Eskalation: Bei Verzug automatische Erinnerung, dann Eskalation an nächste Stufe
Buchung: Freigegebene Rechnungen werden an Ihre Buchhaltung übergeben (Abacus, Bexio u.a.)

Warum sich das lohnt

Rechenbeispiel:

100 Rechnungen/Monat x 12 Min. = 20 Stunden/Monat
Bei CHF 65/h Vollkosten = CHF 1'300/Monat = CHF 15'600/Jahr

Das ist Arbeitszeit, die Ihr Team für wertschöpfende Aufgaben nutzen könnte – statt für Abtippen und Nachfragen. Im kostenlosen Automation-Check zeigen wir Ihnen, was die Automatisierung konkret kostet und bringt.

Typische Resultate

80 % weniger manueller Aufwand

pro Rechnung

Freigabezeit von Tagen auf Stunden

verkürzt

Fehlerquote unter 1 %

statt 3–5 % bei manueller Erfassung

Vollständige Nachvollziehbarkeit

jeder Freigabe

Passt zu

KMU mit 50+ Eingangsrechnungen pro Monat
Unternehmen mit Abacus, Bexio oder anderem Buchhaltungssystem
Finanzabteilungen, die Transparenz und Geschwindigkeit brauchen
Microsoft-365-Umgebungen (SharePoint, Teams, Power Automate)

Nächster Schritt

Zeigen Sie uns Ihren aktuellen Rechnungsprozess – wir zeigen Ihnen, was automatisiert werden kann und was es bringt.

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