ReferenzprojektArchitekturbüro, 48 Mitarbeiter

48 Architekten. Ein System. Der Grossteil der Administration läuft automatisch.

Ein etabliertes Schweizer Architekturbüro mit 48 Mitarbeitenden hat sein Tagesgeschäft in 18 Monaten grundlegend umgebaut. SIA-Normen, Baurecht, Verträge, Rechnungen, Baugesuche, Protokolle, Zeiterfassung und Honorarschätzung laufen heute über ein einziges massgeschneidertes System — durchgängig automatisiert, KI-gestützt, von uns entwickelt und betreut. Softwareentwicklung, KI-Integration und IT-Betrieb aus einer Hand.

Mitarbeitende arbeiten täglich im System

35 %

weniger Administrationsaufwand pro Projekt

automatisierte Kernprozesse

Monate von Discovery bis Vollbetrieb

Ausgangslage

Ein wachsendes Büro, das an seiner eigenen Administration erstickte.

Das Büro hatte sich in zehn Jahren von zwölf auf 48 Mitarbeitende vergrössert. Was bei kleiner Grösse mit Excel, Ordnerstruktur und persönlichem Wissen funktionierte, brach unter der Projektlast zusammen: Normen wurden in PDFs gesucht, Verträge aus alten Vorlagen kopiert, Baugesuche ohne systematische Prüfung eingereicht, Zeiten nachträglich rekonstruiert. Jeder Projektleiter verlor mehrere Stunden pro Woche an Administration — Zeit, die nicht in Entwurf und Ausführung floss.

SIA-Normen als PDFs, keine schnelle Durchsuchbarkeit

Kantonales Baurecht manuell recherchiert, pro Gesuch neu

Verträge aus alten Vorlagen kopiert, ohne Konformitätsprüfung

Rechnungsprüfung gegen Offerten in Excel, pro Rechnung 20–30 Minuten

Baugesuche ohne kantonsspezifische Vollständigkeits-Checklisten

Sitzungsprotokolle manuell mitgeschrieben und nachbearbeitet

E-Mails landeten in Posteingängen, nicht im Projekt

Zeiterfassung oft am Monatsende rekonstruiert oder geschätzt

Honorarschätzungen aus Bauchgefühl, ohne Rückgriff auf Historie

Bauzeitenprogramme als Einzel-Excels pro Projekt, keine Gesamtsicht

BKP-Kostenschätzungen aus Offerten manuell zusammengetragen

Know-how verteilt in Köpfen, nicht in durchsuchbaren Systemen

Vorher vs. Nachher

Jeder Arbeitsbereich — vollständig transformiert.

SIA-Normen

PDFs durchsuchen, Kapitel abgleichen

KI-Agent mit Paragraphenverweis pro Antwort

Kantonales Baurecht

Einzelne Recherche pro Baugesuch

Strukturierte Wissensbasis, 26 Kantone abgedeckt

Baugesuche

Word-Vorlagen, manuelle Prüfung

Kantonsspezifische Checklisten, Vollständigkeitsprüfung

Verträge

Alte Vorlagen kopieren

Formularbasierte Erstellung mit KI-Entwurf und Prüfung

Rechnungsprüfung

Excel-Abgleich gegen Offerte und Nachträge

Automatischer Abgleich, Abweichungen markiert

Kostenschätzung BKP

Excel-Schablonen manuell befüllen

Generierte BKP-Struktur aus Projektdaten

Offerten

Offerten einzeln lesen, manuell vergleichen

Extraktion aus PDF, automatischer Vergleich

Besprechungsprotokolle

Mitschreiben, nachbearbeiten, versenden

Automatische Transkription, strukturiertes Protokoll

E-Mail-Ablage

Manuell ins richtige Projekt ziehen

KI-gestützte Projektzuordnung inkl. Anhänge

Zeiterfassung

Nachträglich rekonstruiert oder vergessen

Automatische Erfassung aus geöffneten Dokumenten

Honorarschätzung

Bauchgefühl, grobe Analogien

Datenbasiert, aus eigenen Referenzprojekten

Bauzeitenprogramm

Einzel-Excel pro Projekt

SIA-Phasen-Template, SOLL/IST-Tracking

Internes Wissen

Verteilt in Köpfen und Laufwerken

Strukturierte Wissensbasis, durchsuchbar

Die Lösung

Fünf Bereiche. Ein Datenmodell. Alles aus einer Hand.

Wir haben kein Produkt von der Stange geliefert und keine fremden Tools zusammengeklebt. Wir haben zuerst das Datenmodell gebaut, das auf die tatsächlichen Abläufe dieses Büros passt — und darauf modulweise die Automatisierungen entwickelt, die den grössten Nutzen bringen.

Normen & Recht

SIA-Normen, kantonales Baurecht, Grenzabstände, Ausnützungsziffern, Vertragsprüfung, Vollständigkeitskontrolle von Baugesuchen.

Planung & Dokumentation

BKP-Kostenschätzungen, Leistungsverzeichnisse, Honorar- und Werkverträge, Offertenvergleiche, Bauzeitenprogramme mit SIA-Phasen, Checklisten.

Kommunikation

Saubere E-Mail-, Kalender- und Kontakt-Infrastruktur mit automatischer Projektzuordnung; Transkription und Strukturierung von Besprechungsprotokollen.

Administration

Rechnungsprüfung gegen Offerten und Nachträge, Honorarschätzung auf Basis historischer Projekte, Ressourcenplanung SOLL/IST, automatische Zeiterfassung.

Bauleitung

Checklisten gekoppelt an Bauzeitenprogramm und Ausführungsqualität, automatische Zusammenstellung von Projekt-Dossiers aus Mails und Ablage.

Integration bestehender Tools

Anbindung an ArchiCAD, Messerli, Buchhaltung, E-Mail und Cloud-Speicher. Das vorhandene Ökosystem wurde weitergenutzt, nicht ersetzt.

Funktionsumfang

Bauleitung

Automatische Zusammenführung aller Anhänge zu einem konsolidierten Dossier.

Prozessautomatisierung

Was automatisiert werden kann, wird automatisiert.

Von der Eingangsmail über das Baugesuch bis zur Honorarschlussrechnung — die Kernabläufe des Büros laufen durchgängig, ohne manuelles Nachfassen. Der Architekt kann jederzeit eingreifen, aber er muss nicht mehr jeden Schritt selbst auslösen.

Automatische E-Mail-Zuordnung

Jede ein- und ausgehende Mail inklusive Anhänge wird automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet und abgelegt.

Dokumenten-Erkennung

Offerten, Rechnungen und Pläne werden bei Eingang erkannt, klassifiziert und in die Projektablage einsortiert.

Rechnungsprüfung

Eingehende Rechnungen werden automatisch gegen Offerten und Nachträge geprüft, Abweichungen werden markiert und zur Freigabe vorgelegt.

Baugesuch-Vollständigkeitsprüfung

Vor der Einreichung werden Baugesuche gegen die kantonsspezifische Checkliste geprüft, fehlende Dokumente werden aufgelistet.

Automatische Protokollerstellung

Sitzungen werden aufgezeichnet, transkribiert und als strukturiertes Protokoll mit Pendenzenliste ausgeliefert.

SOLL/IST-Ressourcenplanung

Die Ressourcenauslastung pro Projekt und SIA-Phase wird laufend aus der Zeiterfassung berechnet, Abweichungen werden früh sichtbar.

Projekt-Dossier-Erstellung

Am Projektende werden alle relevanten Dokumente automatisch zu einem konsolidierten Dossier zusammengeführt.

Fristen- und Pendenzen-Tracking

Eingegangene Fristen aus Behörden- und Bauherrenkorrespondenz werden automatisch erfasst und erinnern rechtzeitig.

Manuelle Kontrolle jederzeit möglich

Jede Automatisierung kann jederzeit manuell überprüft, korrigiert oder gestoppt werden. Der Mensch behält die volle Kontrolle.

Automatisierung & KI

Was sich früher hingezogen hat, läuft heute im Hintergrund.

Die Kernprozesse des Büros laufen durchgängig automatisiert. KI übernimmt die Aufgaben, die menschliches Verständnis von Sprache und Kontext brauchen — Vertragsanalyse, Normenrecherche, Dokumentenerkennung, Protokollerstellung. Alles mit Quellenangabe und Konfidenz-Hinweis, alles unter voller Kontrolle des Architekten.

Vorher: Stundenlanges PDF-Durchsuchen

Normen- und Baurechtsfragen in Sekunden

Fragen zu SIA-Normen und kantonalem Baurecht werden in natürlicher Sprache beantwortet — immer mit Paragraphenverweis. Der Architekt bleibt in der fachlichen Verantwortung.

Quellenangabe pro Antwort

Vorher: Vorlagen kopieren, Klauseln abgleichen

Verträge entwerfen und prüfen

Werk-, Honorar-, Generalplaner- und Fachplanerverträge werden aus Formulardaten generiert. Eingehende Verträge werden auf kritische Klauseln und Abweichungen geprüft.

Formularbasiert, DSG-konform

Vorher: 20–30 Minuten pro Rechnung

Rechnungs- und Offertenabgleich

Eingehende Rechnungen werden automatisch gegen Offerte und Nachträge geprüft. PDF-Offerten werden in vergleichbare, strukturierte Tabellen überführt.

Abweichungen markiert

Vorher: Mitschreiben, nachbearbeiten, verteilen

Sitzungsprotokolle ohne Nacharbeit

Besprechungen werden automatisch transkribiert, strukturiert protokolliert und mit Pendenzenliste versehen — für Bauherrschaft, Behörden und Fachplaner.

Protokoll inkl. Pendenzen

Vorher: Manuell ins Projekt ziehen

E-Mails finden ihr Projekt selbst

Ein- und ausgehende Mails werden inklusive Anhänge automatisch dem richtigen Projekt zugeordnet und abgelegt. Keine verlorenen Mails, kein manuelles Ablegen mehr.

Automatisch ab Posteingang

Vorher: Word-Vorlagen, manuelle Prüfung

Baugesuche auf Vollständigkeit geprüft

Kantonsspezifische Checklisten werden abgearbeitet, die Vollständigkeit wird automatisch geprüft — bevor das Gesuch zur Gemeinde geht.

26 Kantone abgedeckt

Vorher: Bauchgefühl und Analogien

Honorare datenbasiert geschätzt

Honorarschätzungen beruhen auf den eigenen historischen Projekten des Büros — nicht auf groben Annahmen. Mit jeder neuen Projektabrechnung wird das Modell genauer.

Aus eigener Projekt-Historie

Vorher: Nachträglich rekonstruiert

Zeiterfassung ohne Aufwand

Das System erkennt, an welchem Projekt gearbeitet wird, und schlägt die Zeiterfassung automatisch vor — der Mitarbeitende bestätigt mit einem Klick.

Vorschlag → Bestätigung

Beispiel-Prozess

Vom Vorentwurf zum eingereichten Baugesuch — in sechs Schritten.

So läuft heute ein typischer Baugesuch-Prozess im Büro ab. Der Architekt bleibt in der Entscheidungsverantwortung; das System arbeitet im Hintergrund mit.

Projekt anlegen

Adresse, Parzelle und Bauherrschaft erfasst, Kanton erkannt, Template geladen.

Recht prüfen

Grenzabstände, AZ und kantonale Vorschriften automatisch abgeglichen.

Verträge

Generalplaner- oder Fachplanerverträge aus Formulardaten automatisch generiert.

Gesuch zusammenstellen

Kantonsspezifische Checkliste abgearbeitet, Vollständigkeit automatisch geprüft.

Kommunikation

E-Mails mit Behörde, Bauherrschaft und Fachplanern automatisch im Projekt abgelegt.

Einreichung & Tracking

Gesuch eingereicht, Status verfolgt, Fristen und Pendenzen zentral im System.

Projekt anlegen

Adresse, Parzelle und Bauherrschaft erfasst, Kanton erkannt, Template geladen.

Recht prüfen

Grenzabstände, AZ und kantonale Vorschriften automatisch abgeglichen.

Verträge

Generalplaner- oder Fachplanerverträge aus Formulardaten automatisch generiert.

Gesuch zusammenstellen

Kantonsspezifische Checkliste abgearbeitet, Vollständigkeit automatisch geprüft.

Kommunikation

E-Mails mit Behörde, Bauherrschaft und Fachplanern automatisch im Projekt abgelegt.

Einreichung & Tracking

Gesuch eingereicht, Status verfolgt, Fristen und Pendenzen zentral im System.

Integration

Kein Bruch mit dem, was bereits lief.

Das System hat bestehende Werkzeuge nicht abgelöst — es hat sie zusammengeführt. ArchiCAD, Messerli, die Buchhaltung und der E-Mail-Server blieben in Betrieb, wurden aber in ein gemeinsames Datenmodell überführt.

ArchiCADMesserliMicrosoft 365BexioAbacusKantonale GeoportaleSchweizer Cloud-Storage

Pflichtenhefte aus dem Modell

Über die Schnittstellen von ArchiCAD und Messerli werden Leistungsverzeichnisse teilautomatisch abgeleitet.

Buchhaltungssynchronisation

Offerten, Rechnungen und Honorarvereinbarungen fliessen bidirektional mit der bestehenden Buchhaltung.

E-Mail-Anbindung

Microsoft-Graph-API-Anbindung für die automatische Projektzuordnung eingehender Mails.

Schweizer Hosting

Alle Daten bleiben auf Schweizer Infrastruktur, nDSG- und DSGVO-konform.

Umsetzung

18 Monate. Fünf Phasen. Keine Überraschungen.

Die Umsetzung erfolgte in fünf klar abgegrenzten Phasen mit Go/No-Go-Entscheidung am Ende jeder Phase. Das Büro hat jede Phase einzeln freigegeben, basierend auf den Ergebnissen der vorherigen.

Phase 0

Discovery & Architektur

Stakeholder-Interviews, Prozess-Mapping aller fünf Bereiche, technisches Audit, Definition des Datenmodells, Integrations-Spezifikation.

4 Wochen

Phase 1

Quick Wins

E-Mail-Infrastruktur, automatische Ablage, Protokoll-Agent, Basis-Zeiterfassung, interne Wissensbasis. Erste spürbare Entlastung ab Woche 6.

3 Monate

Phase 2

Dokumenten-Automation

Vertrags-Templates, BKP-Kostenschätzungen, Rechnungsprüfung, Offerten-Agent, Kantons-Checklisten, Planbeschriftungen.

4 Monate

Phase 3

Knowledge & Compliance

Normen-Agent, Baurechts-Agent, Baugesuch-Agent, Vertragsprüfung, Grenzabstände und Ausnützungsziffern, Anforderungskontrolle.

5 Monate

Phase 4

Planungs- & Bauleitungs-Automation

Bauzeitenprogramme mit SIA-Phasen, Honorarschätzung auf Basis eigener historischer Projekte, Ressourcenplanung SOLL/IST, Bauleitungs-Checklisten.

4 Monate

Ergebnisse

Messbar besser. In jedem Bereich.

Die folgenden Kennzahlen wurden nach zwölf Monaten Vollbetrieb gemessen, verglichen mit den dokumentierten Ausgangswerten vor der Umsetzung.

35 %

weniger Administrationsaufwand pro Projekt

50 %

schnellere Baugesuch-Vorbereitung

90 %

automatische E-Mail-Projektzuordnung

100 %

erfasste Projektzeit ohne Rekonstruktion

80 %

weniger manuelle Dokumentenablage

automatisierte Kernprozesse

Kantone in der Baurechts-Wissensbasis

nDSG

konformes Hosting in der Schweiz

Warum axiena

Warum dieses Vorgehen funktioniert hat.

Fundament vor Features

Das Datenmodell wurde zuerst gebaut. Module fügten sich später nahtlos ein, statt dass umgebaut werden musste.

Sichtbare Wirkung ab Woche 6

Quick Wins zuerst. Das Büro spürte den Nutzen früh — das hat die Akzeptanz im 48-köpfigen Team gesichert.

Entscheidung pro Phase

Keine Gesamtverpflichtung. Das Büro hat jede Phase einzeln freigegeben, nachdem die vorherige geliefert hatte.

Fachliche Kontrolle beim Architekten

KI unterstützt, verantwortet aber nicht. Alle Ausgaben mit Quellenangabe, Konfidenz und Prüfpfad.

Schweizer Hosting, nDSG-konform

Alle Daten bleiben in der Schweiz. Keine Weitergabe an Dritte für Trainingszwecke.

Bestehende Tools blieben

ArchiCAD, Messerli, Bexio — wir haben nicht ersetzt, wir haben verbunden. Keine Umstellungsrisiken.

Und danach? Wir bleiben dran.

Von der Umsetzung in den Dauerbetrieb.

Nach Abschluss der fünften Phase ist das Projekt in den regulären Managed Support übergegangen. Wir betreuen das System im laufenden Betrieb, bauen neue Module auf Wunsch aus und halten die KI-Agenten auf dem aktuellen Stand.

Managed Support

Laufende Betreuung der Software, Infrastruktur und KI-Agenten. Reaktionszeiten und SLA vertraglich fixiert.

Wissensbasis-Updates

Neue SIA-Normen und kantonale Baurechtsänderungen werden laufend in die Wissensbasen eingepflegt.

Modul-Erweiterungen

Neue Anforderungen werden als zusätzliche Module eingebaut, ohne das Datenmodell zu brechen.

Ähnliches Projekt im Kopf?

Ob Architektur, Ingenieurbüro oder anderer wissensintensiver Dienstleister — wir entwickeln vertikale KI-Lösungen, automatisieren Prozesse und betreuen die IT danach.

Haris Prasovic

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