Intelligente Dokumentenverarbeitung
Schluss mit Abtippen. Rechnungen abtippen, PDF-Anhänge zuordnen, E-Mails manuell ins System übertragen – in vielen Schweizer KMU ist das noch Alltag. Jeder Tag bringt Dutzende Dokumente, die gelesen, verstanden und in die richtigen Systeme eingegeben werden müssen.
Automatisierung verändert das grundlegend: Intelligente Systeme lesen, erkennen und verarbeiten Dokumente automatisch – schneller, genauer und rund um die Uhr.
Was das konkret bedeutet
Rechnungen & Belege
- Automatische Erkennung von Absender, Betrag, Rechnungsnummer, MwSt., Zahlungsfrist
- Automatische Zuordnung zu Lieferant und Kostenstelle
- Weiterleitung an Freigabe-Workflow
- Übergabe an Buchhaltungssystem (Abacus, Bexio u.a.)
E-Mail-Eingang
- Eingehende E-Mails automatisch klassifiziert nach Typ (Anfrage, Bestellung, Reklamation)
- Automatische Extraktion von Kerninformationen
- Weiterleitung an zuständige Person oder System
- Antwortvorschläge für Standardanfragen
PDF-Dokumente
- Automatische Extraktion aus strukturierten und unstrukturierten PDFs
- Lieferscheine, Verträge, Formulare, Zertifikate
- Automatische Ablage in SharePoint oder DMS
- Indexierung für spätere Suche
Posteingang (physisch → digital)
- Gescannte Post automatisch klassifizieren und verarbeiten
- OCR + KI-Erkennung für handschriftliche und gedruckte Dokumente
- Digitale Weiterverarbeitung ohne manuelles Abtippen
Vorher und Nachher
Wie die Technologie funktioniert
Die intelligente Dokumentenverarbeitung kombiniert mehrere Technologien – unter anderem KI:
- OCR (Optical Character Recognition): Erkennung von Text in gescannten Dokumenten und Bildern
- NLP (Natural Language Processing): Verstehen von Kontext und Bedeutung
- Machine Learning: Kontinuierliches Lernen aus Ihren Dokumenten und Korrekturen
- Regelbasierte Logik: Für standardisierte Abläufe und Validierungen
Der Mensch bleibt in der Kontrolle: Bei unsicheren Erkennungen wird das Dokument zur Prüfung vorgelegt. Mit der Zeit wird das System immer genauer.
Warum jetzt?
Sinkende Kosten
KI-Modelle sind in den letzten zwei Jahren deutlich günstiger geworden. Was früher sechsstellige Investitionen erforderte, ist heute ab wenigen Tausend Franken umsetzbar.
Keine eigene Infrastruktur nötig
Cloud-basierte Dienste (z.B. Azure AI Document Intelligence) machen den Einstieg einfach. Kein eigener Server, kein ML-Team.
Schnelle Umsetzung
Ein typisches Dokumentenverarbeitungs-Projekt dauert 2–6 Wochen – nicht Monate.
Datenschutz gewährleistet
Verarbeitung in Schweizer oder europäischen Rechenzentren. Keine Datenweitergabe an Dritte. Kompatibel mit Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG).
Für wen ist das relevant?
- KMU mit hohem Dokumentenaufkommen (Rechnungen, Belege, Korrespondenz)
- Buchaltungs- und Finanzabteilungen
- Unternehmen mit viel E-Mail-basierter Kommunikation
- Branchen: Treuhand, Immobilien, Handel, Bau, Gesundheitswesen
Nächster Schritt
Zeigen Sie uns Ihre häufigsten Dokumententypen – wir zeigen Ihnen, was sich automatisieren lässt und was es bringt.