QR-Rechnung End-to-End automatisieren

Das Problem

Seit 2022 ist die QR-Rechnung der Standard in der Schweiz. Der QR-Code enthält alle Zahlungsinformationen – IBAN, Betrag, Referenz. Trotzdem tippen viele KMU die Daten weiterhin manuell ab: Rechnung öffnen, Daten ins Buchhaltungssystem eingeben, Freigabe einholen, Zahlung auslösen.

Der QR-Code wäre die perfekte Grundlage für eine vollautomatische Verarbeitung. Die meisten KMU nutzen dieses Potenzial nicht.

Typischer Zeitaufwand: 5–10 Minuten pro QR-Rechnung manuell. Bei 100 Rechnungen/Monat: 8–17 Stunden.

Manuell vs. Automatisiert

Schritt

Manuell

Automatisiert

QR-Rechnung empfangen

E-Mail öffnen, PDF speichern

Automatisch erfasst

QR-Code lesen

Daten abtippen

Automatische Extraktion

Zuordnung (Lieferant, KST)

Manuell im System eingeben

Automatisch nach Regeln

Freigabe einholen

E-Mail an Vorgesetzten

Genehmigungsworkflow

Zahlung vorbereiten

Manuell im E-Banking

Automatische Zahlungsdatei

Buchung

Manuell verbuchen

Automatische Kontierung

Pro Rechnung

5–10 Min.

30 Sek. + Kontrolle

Unsere Lösung

Automatischer Eingang

E-Mail-Postfach wird überwacht: Neue QR-Rechnungen werden automatisch erkannt
Gescannte Post: QR-Code wird aus Bild/PDF gelesen
Ergebnis: Alle Zahlungsinformationen liegen digital vor

Datenextraktion und Anreicherung

QR-Code-Daten werden extrahiert: IBAN, Betrag, Referenz, Zahlungsfrist
Zusätzliche automatische Erkennung: Lieferant, Rechnungsnummer, MwSt., Positionen
Automatische Zuordnung zu Lieferant und Kostenstelle

Freigabe-Workflow

Rechnung wird dem zuständigen Freigeber vorgelegt (Teams, E-Mail, App)
Mehrstufige Genehmigung bei Bedarf (z.B. ab CHF 5'000)
Automatische Erinnerung bei Verzug

Zahlung und Buchung

Freigegebene Rechnungen werden als Zahlungsdatei (pain.001) aufbereitet
Upload ins E-Banking oder direkte Schnittstelle
Automatische Buchung in Abacus, Bexio oder anderem System

Warum sich das lohnt

Rechenbeispiel:

100 QR-Rechnungen/Monat x 7 Min. Einsparung = 11,7 Stunden/Monat
Bei CHF 65/h Vollkosten = CHF 9'100/Jahr

Dazu: keine verpassten Skonti, weniger Fehler, schnellerer Monatsabschluss. Das entlastet Ihre Finanzabteilung für strategischere Aufgaben. Im kostenlosen Automation-Check zeigen wir Ihnen, wie der Weg zur vollautomatischen QR-Rechnungsverarbeitung aussieht.

Typische Resultate

90 % weniger manuelle Arbeit

pro QR-Rechnung

Fehlerquote unter 1 %

(statt 3–5 % bei manueller Eingabe)

Durchlaufzeit von Tagen auf Stunden

verkürzt

Skonti werden zuverlässig genutzt

(automatische Fristüberwachung)

Lückenloser Audit-Trail

für jede Rechnung

Schweizer Kontext

Volle Unterstützung des Swiss QR-Code-Standards
Kompatibel mit Schweizer E-Banking (pain.001 Format)
Integration mit Abacus, Bexio und weiteren Schweizer Lösungen
Verarbeitung in Schweizer Rechenzentren möglich

Passt zu

Jedes KMU mit regelmässigem Rechnungseingang (50+ Rechnungen/Monat)
Unternehmen mit Abacus, Bexio oder anderem Schweizer Buchhaltungssystem
Finanzabteilungen, die den Rechnungsprozess beschleunigen wollen
Unternehmen, die Skonti systematisch nutzen möchten

Nächster Schritt

Zeigen Sie uns Ihren aktuellen QR-Rechnungsprozess – wir zeigen Ihnen den Weg zur vollautomatischen Verarbeitung.

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