Dokumentenverarbeitung automatisieren

Das Problem

Jeden Tag kommen Dokumente in Ihr Unternehmen: Rechnungen als PDF, Bestellungen per E-Mail, Lieferscheine als Scan, Verträge als Anhang. Und jeden Tag verbringt jemand in Ihrem Team Zeit damit, diese Dokumente zu öffnen, zu lesen, Daten abzutippen und in die richtigen Systeme einzugeben.

Typischer Zeitaufwand: 5–10 Minuten pro Dokument. Bei 30 Dokumenten am Tag sind das 2,5–5 Stunden – jeden Tag.

Manuell vs. Automatisiert

Schritt

Manuell

Automatisiert

Dokument öffnen und lesen

2–3 Min.

Automatisch

Relevante Daten extrahieren

3–5 Min.

Sekunden

Daten ins System eingeben

2–5 Min.

Automatische Übergabe

Dokument ablegen

1–2 Min.

Automatische Ablage

Fehler korrigieren

Regelmässig nötig

Validierung eingebaut

Pro Dokument

8–15 Min.

30 Sek. + Kontrolle

Unsere Lösung

Dokumenteneingang: E-Mails und gescannte Dokumente werden automatisch erfasst – egal ob PDF, Bild oder E-Mail-Text
Klassifikation: Das System erkennt den Dokumententyp (Rechnung, Bestellung, Lieferschein, Anfrage)
Datenextraktion: Automatische Extraktion relevanter Felder: Beträge, Daten, Adressen, Artikelnummern, Referenzen
Validierung: Automatische Prüfung auf Plausibilität und Vollständigkeit
Weiterverarbeitung: Daten werden an das Zielsystem übergeben (ERP, CRM, Buchhaltung, DMS)
Ablage: Dokument wird strukturiert abgelegt und ist jederzeit suchbar

Warum sich das lohnt

Rechenbeispiel:

30 Dokumente/Tag x 10 Min. = 5 Stunden/Tag = 25 Stunden/Woche
Bei CHF 65/h Vollkosten = CHF 1'625/Woche = CHF 84'500/Jahr
Selbst bei 80 % Automatisierungsgrad entlasten Sie Ihr Team um über 20 Stunden/Woche

Das sind Kapazitäten, die Sie für wertschöpfende Aufgaben freisetzen. Im kostenlosen Automation-Check klären wir, welche Dokumente sich bei Ihnen am besten automatisieren lassen.

Typische Resultate

80–95 % der Dokumente werden automatisch verarbeitet
Bearbeitungszeit pro Dokument von Minuten auf Sekunden reduziert
Fehlerquote sinkt von 3–5 % auf unter 1 %
Durchlaufzeit von Stunden/Tagen auf Minuten verkürzt

Welche Dokumententypen?

Eingangsrechnungen und Belege
Bestellungen und Auftragsbestätigungen
Lieferscheine und Packlisten
E-Mail-Anfragen und -Aufträge
Verträge und Formulare
Zertifikate und Nachweise
Gescannte Post

Passt zu

KMU mit hohem Dokumentenaufkommen (20+ Dokumente/Tag)
Treuhand, Immobilien, Handel, Bau, Gesundheitswesen
Unternehmen mit Abacus, Bexio, SAP oder anderem ERP
Microsoft-365-Umgebungen

Nächster Schritt

Schicken Sie uns 5–10 typische Dokumente – wir zeigen Ihnen, wie die automatische Verarbeitung aussieht und was sie bringt.

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