Dokumentenverarbeitung automatisieren

Das Problem

Jeden Tag kommen Dokumente in Ihr Unternehmen: Rechnungen als PDF, Bestellungen per E-Mail, Lieferscheine als Scan, Verträge als Anhang. Und jeden Tag verbringt jemand in Ihrem Team Zeit damit, diese Dokumente zu öffnen, zu lesen, Daten abzutippen und in die richtigen Systeme einzugeben.

Typischer Zeitaufwand: 5–10 Minuten pro Dokument. Bei 30 Dokumenten am Tag sind das 2,5–5 Stunden – jeden Tag.

Unsere Lösung

1. Dokumenteneingang: E-Mails und gescannte Dokumente werden automatisch erfasst – egal ob PDF, Bild oder E-Mail-Text
2. Klassifikation: Das System erkennt den Dokumententyp (Rechnung, Bestellung, Lieferschein, Anfrage)
3. Datenextraktion: Automatische Extraktion relevanter Felder: Beträge, Daten, Adressen, Artikelnummern, Referenzen
4. Validierung: Automatische Prüfung auf Plausibilität und Vollständigkeit
5. Weiterverarbeitung: Daten werden an das Zielsystem übergeben (ERP, CRM, Buchhaltung, DMS)
6. Ablage: Dokument wird strukturiert abgelegt und ist jederzeit suchbar

Warum sich das lohnt

Rechenbeispiel:

• 30 Dokumente/Tag x 10 Min. = 5 Stunden/Tag = 25 Stunden/Woche
• Bei CHF 65/h Vollkosten = CHF 1'625/Woche = CHF 84'500/Jahr
• Selbst bei 80 % Automatisierungsgrad entlasten Sie Ihr Team um über 20 Stunden/Woche

Das sind Kapazitäten, die Sie für wertschöpfende Aufgaben freisetzen. Im kostenlosen Automation-Check klären wir, welche Dokumente sich bei Ihnen am besten automatisieren lassen.

Typische Resultate

• 80–95 % der Dokumente werden automatisch verarbeitet
• Bearbeitungszeit pro Dokument von Minuten auf Sekunden reduziert
• Fehlerquote sinkt von 3–5 % auf unter 1 %
• Durchlaufzeit von Stunden/Tagen auf Minuten verkürzt

Welche Dokumententypen?

• Eingangsrechnungen und Belege
• Bestellungen und Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine und Packlisten
• E-Mail-Anfragen und -Aufträge
• Verträge und Formulare
• Zertifikate und Nachweise
• Gescannte Post

Passt zu

• KMU mit hohem Dokumentenaufkommen (20+ Dokumente/Tag)
• Treuhand, Immobilien, Handel, Bau, Gesundheitswesen
• Unternehmen mit Abacus, Bexio, SAP oder anderem ERP
• Microsoft-365-Umgebungen

Für KMU in der Region

Wir setzen KI-Dokumentenverarbeitung für Schweizer Unternehmen im Raum Zürich, am Zürichsee und in der Region See-Gaster um – von Treuhandbüros in Rapperswil-Jona bis Bauunternehmen in Horgen. Die Bearbeitung erfolgt in Schweizer Rechenzentren oder in EU-Standorten mit SCC-Garantien, nDSG-konform und mit klaren Datenflüssen.

Beispielrechnung: Was die Automatisierung bringt

Ein Schweizer Handelsbetrieb mit 800 Eingangsrechnungen / Monat:

• Vorher: Manuelle Erfassung ca. 4 Minuten pro Rechnung = 53 Stunden / Monat
• Nachher: KI-Erfassung mit Kontrolle ca. 30 Sekunden pro Rechnung = 7 Stunden / Monat
• Eingesparte Zeit: 46 Stunden / Monat = 552 Stunden / Jahr
• Zusätzlicher Effekt: Skonti werden zuverlässiger genutzt, Buchungsqualität steigt

Häufige Fragen

Welche Dokumenttypen werden erkannt? Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Verträge, Bestellungen, Spesenbelege, QR-Rechnungen, E-Mails mit Anhängen. Bei spezifischen Formularen trainieren wir das System auf Ihre konkreten Dokumente.

Wie hoch ist die Erkennungsgenauigkeit? Für typische Schweizer Rechnungen 95–99 %. Unsichere Fälle werden zur Kontrolle markiert und nicht blind ins ERP übernommen – ein Mensch entscheidet im Zweifel.

Bleiben die Daten in der Schweiz? Auf Wunsch ja. Wir betreiben Self-Hosted-Modelle in Schweizer Rechenzentren, alternativ Azure mit EU/CH-Datenresidenz. Beide Optionen sind nDSG-konform.

Wie schnell sind erste Resultate sichtbar? Pilotbetrieb mit echten Dokumenten in 4–6 Wochen, vollständige Produktivnutzung 2–3 Monate.

Nächster Schritt

Schicken Sie uns 5–10 typische Dokumente – wir zeigen Ihnen, wie die automatische Verarbeitung aussieht und was sie bringt.

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