Microsoft 365 für KMU –
richtig eingerichtet.

Microsoft 365 ist die Cloud-basierte Produktivitätsplattform von Microsoft. Sie umfasst E-Mail (Exchange Online), Dateiablage (SharePoint, OneDrive), Kommunikation (Teams), die bekannten Office-Apps (Word, Excel, PowerPoint) sowie Sicherheits- und Verwaltungsfunktionen. Für KMU ist Microsoft 365 die zentrale Plattform für den digitalen Arbeitsplatz.

Die Lizenzkosten hängen vom gewählten Plan ab. Microsoft 365 Business Basic startet bei wenigen Franken pro Benutzer und Monat. Für die meisten KMU empfehlen wir Microsoft 365 Business Premium, da es Intune, Defender und Conditional Access enthält. Die genauen Kosten besprechen wir in der kostenlosen Erstberatung – inklusive Lizenzoptimierung.

Technisch können Sie Microsoft 365 selbst einrichten. In der Praxis zeigt sich aber: Die Standardeinstellungen von Microsoft sind selten optimal für KMU. Ein zertifizierter Partner wie axiena AG konfiguriert Security, Berechtigungen und Governance von Anfang an richtig – und spart Ihnen damit langfristig Zeit, Geld und Sicherheitsrisiken.

Office 365 war der ursprüngliche Name und umfasste primär die Office-Apps und Cloud-Dienste. Microsoft 365 ist der Nachfolger und enthält zusätzlich Windows-Lizenzen, Geräteverwaltung (Intune), erweiterte Sicherheit (Defender, Conditional Access) und KI-Funktionen (Copilot). Für KMU ist Microsoft 365 Business Premium die empfohlene Lizenz.

Wir starten mit einer Analyse Ihrer bestehenden Umgebung: E-Mail-System, Fileserver, Geräte, Benutzer. Dann erstellen wir einen Migrationsplan mit Zeitfenster, definieren die Zielarchitektur und führen die Migration durch – in der Regel am Wochenende oder über Nacht, damit Ihr Team nahtlos weiterarbeiten kann. Nach der Migration folgen Schulung und Optimierung.

Ja, und das empfehlen wir in den meisten Fällen. Exchange Online bietet höhere Verfügbarkeit (99.9 % SLA), automatische Updates, bessere Sicherheit und keine Hardware-Kosten. Wir migrieren Ihre Postfächer, Kalender, Kontakte und öffentlichen Ordner – komplett und ohne Datenverlust.

Ja, wenn es richtig konfiguriert wird. Microsoft betreibt Rechenzentren in der Schweiz (Region Switzerland North und West). Mit der richtigen Konfiguration von Data Residency, Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Data Loss Prevention erfüllen Sie die Anforderungen des neuen Datenschutzgesetzes (nDSG). Wir unterstützen Sie bei der korrekten Einrichtung.

Copilot ist die KI-Integration in Microsoft 365. Sie können in Word Texte generieren, in Excel Daten analysieren, in Teams Meetings zusammenfassen und in Outlook E-Mails entwerfen lassen. Copilot nutzt Ihre Unternehmensdaten aus M365 – sicher und innerhalb Ihres Tenants. Wir helfen bei Rollout, Schulung und Governance.

Microsoft 365 bietet umfangreiche Sicherheitsfunktionen: Multi-Faktor-Authentifizierung, Conditional Access, Microsoft Defender, Verschlüsselung und Audit-Logs. Die Sicherheit hängt aber massgeblich von der Konfiguration ab. In den Standardeinstellungen sind viele Schutzfunktionen deaktiviert. Wir aktivieren und konfigurieren alles nach Best Practices.

Ja. Mit Microsoft Teams Phone können Sie Ihre bestehende Telefonanlage ablösen. Sie telefonieren direkt aus Teams – auf dem PC, Smartphone oder einem Teams-fähigen Tischtelefon. Bestehende Rufnummern lassen sich portieren. Wir richten die Telefonie ein und schulen Ihr Team.

Alle Daten werden vollständig migriert: E-Mails, Kalender, Kontakte, Dateien, Berechtigungen. Vor der Migration erstellen wir ein Backup und testen den Prozess in einer Pilotphase. Während der Migration arbeiten Sie normal weiter. Nach Abschluss prüfen wir gemeinsam, ob alles korrekt übernommen wurde.

Das hängt von der Grösse und Komplexität ab. Ein KMU mit 10–20 Benutzern kann in 2–4 Wochen vollständig migriert und eingerichtet sein. Grössere Umgebungen oder komplexe Migrationen von lokalen Exchange-Servern dauern 4–8 Wochen. Wir erstellen in der Erstberatung einen realistischen Zeitplan.

Ja. Neben der Einführung und Migration übernehmen wir auch die laufende Administration: Benutzerverwaltung, Lizenzzuordnung, Security-Updates, Monitoring und Troubleshooting. So müssen Sie sich intern nicht um Microsoft 365 kümmern und haben immer einen Ansprechpartner, der Ihre Umgebung kennt.

Für die meisten KMU empfehlen wir Microsoft 365 Business Premium. Diese Lizenz enthält die Office-Apps, Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive, Intune und Microsoft Defender – alles, was ein modernes KMU braucht. Für grössere Unternehmen gibt es Enterprise-Pläne (E3, E5). Wir beraten Sie kostenlos zur optimalen Lizenzstrategie.