Interner Wissensbot für KMU

Das Problem

In jedem KMU steckt mehr Wissen, als zugänglich ist. Anleitungen liegen in SharePoint-Ordnern, Prozessbeschreibungen in alten PDFs, wichtige Informationen in den Köpfen einzelner Personen. Neue Mitarbeitende brauchen Wochen, um sich zurechtzufinden. Routinefragen landen immer bei denselben Kolleginnen und Kollegen.

Typischer Zeitverlust: 2–5 Stunden pro Woche und Mitarbeiter für Informationssuche und Rückfragen.

Ohne vs. Mit Assistent

Situation	Ohne Assistent	Mit Assistent
„Wo finde ich die Spesenvorlage?"	Kollegin fragen, suchen	Sofortige Antwort mit Link
„Wie ist unser Reklamationsprozess?"	Handbuch suchen, durchlesen	Zusammenfassung in 10 Sekunden
„Welche Konditionen gelten für Kunde X?"	CRM prüfen, nachfragen	Direkte Auskunft aus Datenquellen
Neuer Mitarbeiter: Einarbeitung	2–4 Wochen bis produktiv	Deutlich schnellerer Wissensaufbau
Schlüsselperson verlässt Firma	Wissen geht teilweise verloren	Wissen bleibt dokumentiert zugänglich

Unsere Lösung

Was der Bot kann

Fragen zu internen Prozessen, Richtlinien und Abläufen beantworten
Dokumente und Anleitungen finden und zusammenfassen
IT-Support-Fragen beantworten (VPN, Passwort, Tools)
HR-Fragen klären (Ferien, Spesen, Regelungen)
Projektinformationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen

Wo der Bot lebt

Microsoft Teams: Als Bot direkt im täglichen Arbeitsumfeld
Intranet / SharePoint: Als eingebetteter Assistent
Eigenständige Web-App: Für Unternehmen ohne Microsoft 365

Welche Datenquellen

SharePoint Online und OneDrive
Interne Wikis und Confluence
PDF-Handbücher und Dokumentationen
FAQ-Listen und Wissensdatenbanken
Strukturierte Daten aus internen Systemen (konfigurierbar)

So funktioniert es

Indexierung: Der Bot liest Ihre freigegebenen Datenquellen und erstellt einen Wissensindex
Frage: Ein Mitarbeiter stellt eine Frage in natürlicher Sprache
Suche: Der Bot durchsucht den Index und findet relevante Passagen
Antwort: Der Bot formuliert eine verständliche Antwort mit Quellenangabe
Feedback: Der Mitarbeiter kann die Antwort bewerten – das verbessert die Qualität

Wichtig: Der Bot erfindet nichts. Er antwortet nur basierend auf Ihren Daten (Retrieval-Augmented Generation). Bei Unsicherheit sagt er das.

Datenschutz und Sicherheit

Daten bleiben in Ihrer Microsoft-365-Umgebung oder in Schweizer Rechenzentren
Bestehende Zugriffsrechte werden berücksichtigt (wer darf was sehen?)
Keine Weitergabe an externe Trainingsdaten
Konform mit Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) und DSGVO
Antworten mit Quellenangabe für Nachvollziehbarkeit

Warum sich das lohnt

Rechenbeispiel:

30 Mitarbeitende x 2 Stunden/Woche Informationssuche = 60 Stunden/Woche
Davon 30 % durch den Assistenten reduzierbar = 18 Stunden/Woche
Bei CHF 65/h Vollkosten = CHF 60'840/Jahr Einsparungspotenzial

Das sind Kapazitäten, die Ihr Team für anspruchsvollere Aufgaben nutzen kann – statt für Suchen und Nachfragen. Im kostenlosen Automation-Check besprechen wir, ob ein interner Assistent für Ihr Unternehmen Sinn macht.

Typische Resultate

Routinefragen in Sekunden statt Minuten beantwortet

Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitender verkürzt

IT-Support-Tickets um 30–50 % reduziert

(für Standardfragen)

Wissen bleibt im Unternehmen

– auch bei Personalwechsel

Einheitliche Antworten

statt unterschiedlicher Auskünfte je nach Ansprechperson

Passt zu

KMU ab 20 Mitarbeitenden
Unternehmen mit Microsoft 365 und SharePoint
Firmen mit viel interner Dokumentation
HR- und IT-Abteilungen mit hohem Anteil an Routineanfragen
Wachsende Unternehmen mit häufigen Neueintritten

Nächster Schritt

Wir zeigen Ihnen in einer kurzen Demo, wie ein interner Assistent für Ihr Unternehmen aussehen könnte – mit Ihren realen Datenquellen.

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