SharePoint / Teams Genehmigungsworkflow

Das Problem

Genehmigungen gehören zum KMU-Alltag: Bestellungen freigeben, Ferienanträge bewilligen, Vertragsänderungen absegnen, Investitionen genehmigen. In vielen Unternehmen läuft das per E-Mail: „Kannst du das freigeben?" – und dann warten. Keine Übersicht, keine Nachvollziehbarkeit, keine Erinnerung.

Typischer Zeitaufwand: 15–30 Minuten pro Genehmigung (erstellen, versenden, nachfragen, dokumentieren). Bei 30 Genehmigungen im Monat: 8–15 Stunden.

Manuell vs. Automatisiert

Aufgabe	Per E-Mail	SharePoint-Workflow
Antrag stellen	E-Mail oder Formular ausfüllen	Strukturiertes Formular in SharePoint
Freigeber informieren	E-Mail weiterleiten	Automatische Aufgabe in Teams
Genehmigen	Antwort-E-Mail	Ein Klick in Teams/SharePoint
Bei Ablehnung	E-Mail-Ping-Pong	Begründung + Rückgabe im Workflow
Eskalation	Manuell nachhaken	Automatisch nach X Tagen
Dokumentation	Irgendwo im Postfach	Lückenlos in SharePoint
Pro Genehmigung	15–30 Min.	2–5 Min.

Unsere Lösung

1. Antragsformular: Strukturiertes Formular in SharePoint oder als Power App – keine freien E-Mails mehr
2. Automatischer Workflow: Power Automate leitet den Antrag an den richtigen Freigeber weiter
3. Mehrstufige Genehmigung: Konfigurierbar nach Betrag, Abteilung, Typ – mit beliebig vielen Stufen
4. Teams-Integration: Freigeber erhalten eine Karte in Teams und können direkt genehmigen oder ablehnen
5. Erinnerungen und Eskalation: Automatische Erinnerung nach 2 Tagen, Eskalation nach 5 Tagen
6. Audit-Trail: Jede Genehmigung ist dokumentiert – wer, wann, warum

Typische Einsatzbereiche

Bestellfreigaben, Ferienanträge, Investitionsanträge, Vertragsänderungen, Spesenabrechnungen und IT-Beschaffungen – überall dort, wo heute E-Mail-Ping-Pong stattfindet.

Warum sich das lohnt

Rechenbeispiel:

• 30 Genehmigungen/Monat x 20 Min. Einsparung = 10 Stunden/Monat
• Bei CHF 75/h Vollkosten = CHF 9'000/Jahr

Hinzu kommt: Power Automate ist in vielen Microsoft-365-Lizenzen bereits enthalten – die Infrastruktur haben Sie wahrscheinlich schon. Im kostenlosen Automation-Check zeigen wir Ihnen, welche Genehmigungsprozesse sich am schnellsten automatisieren lassen.

Passt zu

• KMU mit Microsoft 365 Business (SharePoint Online, Teams, Power Automate)
• Unternehmen mit regelmässigen Freigabeprozessen
• Geschäftsleitung, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit wünscht
• Finanz- und HR-Abteilungen
• Funktioniert auf Desktop, Tablet und Smartphone – keine zusätzliche Software nötig

Nächster Schritt

Zeigen Sie uns Ihre häufigsten Genehmigungsprozesse – wir bauen den ersten Workflow in wenigen Tagen.

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